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Secrétariat : pourquoi opter pour un secrétariat externalisé ?

Quels sont les avantages d’un secrétariat externalisé ?

Depuis l’invention d’internet, la proximité géographique dans le monde de l’entreprise n’a plus vraiment de signification. Surtout de nos jours, avec la qualité et la vitesse des réseaux, accompagnés de la multitude de logiciels de partage de fichiers et de discussion instantanée, il est aussi facile de converser avec son voisin du bureau d’à côté qu’avec une entreprise située à l’autre bout du monde. Et dans un cadre plus local, n’importe quel employé de bureau ou presque peut ne pas être dans son entreprise et fournir tout de même un travail équivalent, voire parfois supérieur à celui qui aurait été fourni depuis le bureau. C’est pourquoi il est possible d’externaliser les services, autrement dit, de confier une tâche à une entreprise externe. Pour bien expliquer l’intérêt d’un tel procédé, prenons un exemple : l’externalisation d’un secrétariat.

Il n’est pas donné à tout le monde d’être efficace en toute circonstance

Le travail de secrétariat externalisé s’appelle le télésecrétariat. Il est très facile de comparer une entreprise à une horloge : elle est constituée d’une myriade de rouages qui, ensemble, forment une machine fonctionnelle qui sert un but. Mais pour que le mouvement se fasse, et que la machine marche, il faut que chaque pièce soit à sa place, et s’occupe de la tâche pour laquelle elle a été conçue.

Dans le même ordre d’esprit, si travailler dans un secrétariat paraît facile à ceux qui ne prennent pas le temps de regarder plus avant, il n’en est rien. Il faut pouvoir assurer une permanence téléphonique et pouvoir rediriger en toute circonstance vers le bon service les clients, être donc disponible à tout moment, comprendre les requêtes qui ne sont pas toujours claires, et ainsi de suite.

Externaliser un secrétariat consistera donc à confier à une entreprise extérieure à la vôtre, qui propose un service de secrétariat, une tâche qui basiquement, selon votre type d’entreprise, peut être essentielle pour vous. Ce n’est pas rien.

Externaliser un secrétariat pour confier la tâche à plus compétent que soi

L’entreprise à qui vous louerez ce service de secrétariat sera donc en charge de faire ce travail que vous ne pouvez assurer seul, surtout si votre entreprise est de grande taille ou en pleine croissance, et que vous êtes appelé vous-même à travailler toute la journée.

Pour elle, effectuer le secrétariat à distance sera plus aisé, puisqu’il leur suffira de s’exécuter selon les directives que vous leur avez confiées : rediriger vers un tel service dans ce cas-là, ou vers cette personne dans cette situation précise… Ces personnes-là pourront être disponibles en toute circonstance pendant les horaires d’ouverture de votre entreprise, et donc assurer la permanence téléphonique pour vous : ce sont des secrétaires professionnels.

Les avantages internes à disposer d’un secrétariat externe

Pour votre entreprise, disposer d’un secrétariat à distance signifiera, bien évidemment, plus de place pour vos bureaux, ce qui peut être pratique, surtout si vous êtes en pleine croissance et que le nombre de vos collaborateurs s’accroit régulièrement. Vous n’aurez pas à réserver un accueil pour un secrétariat, mais plutôt réserver tout l’espace dont vous disposez pour la création d’un open space ou de bureaux, et accueillir vos clients sur rendez-vous si ces derniers souhaitent une rencontre plus personnelle.

De plus, contrairement à un secrétaire interne, l’avantage d’avoir un service de secrétariat externe est qu’il prévoit la maladie, et dispose donc de remplaçants prêts à agir au pied levé, en cas d’absence imprévue, alors que vous auriez dû perdre une partie de la journée à chercher un remplaçant pour prendre la charge de votre secrétariat ou alléger la charge des autres secrétaires.

En résumé, il n’y a pratiquement que des avantages à externaliser votre service de secrétaires.