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Comment améliorer la qualité de votre service client en 4 étapes ?

Comment améliorer la qualité de votre service client en 4 étapes ?

Aujourd’hui, vous savez à quel point il est facile pour vos clients d’aller voir si l’herbe n’est pas plus verte ailleurs.
Alors vous pouvez avoir la meilleure offre, la plus belle égérie, les plus beaux locaux et le meilleur café, mais si vous n’avez plus de clients : vous n’avez rien !

Il est donc important de mettre l’accent sur le service apporté à vos clients, avant et après l’achat de votre produit, un service qui permettra de fidéliser votre clientèle et faire en sorte qu’elle parle de vous.

Avec l’arrivée des nouvelles technologies, le courrier a laissé sa place au téléphone qui permet une prise de contact et une réponse dans les meilleurs délais, mais la réalité est tout autre.

Selon une étude réalisée par le magazine professionnel En-Contact et l’agence de presse Radio Caroline Media, les Français passent jusqu’à 4 jours par an au téléphone à essayer de joindre leurs correspondants dans les services clients.

Un chiffre consternant qui montre à quel point le service client a été délaissé par les entreprises, ces mêmes entreprises qui prônent la réactivité…

Mais, bonne nouvelle, aujourd’hui vous pouvez simplement faire la différence en prenant soin de vos clients !

Deux solutions s’offrent à vous :
Vous pouvez mettre en place un standard téléphonique en interne, ou déléguer vos appels à un centre téléphonique externalisé.

Peu importe votre choix, voici les 4 étapes essentielles à appliquer à chaque appel pour obtenir 100% de satisfaction de vos clients !

Première étape : un décroché rapide.
À titre de repère, chez Call and Co, nous prenons en charge chaque appel en moins de 15 secondes, l’équivalent de 2 sonneries.
Rappelez-vous, moins l’attente sera longue, plus le client sera réceptif et satisfait.
Prévoyez aussi à l’avance les pics d’activité (soldes, Noël, sorties produits…), afin d’éviter la saturation de vos lignes.

Bon à savoir :  
Le service Call and Co permet de gérer un volume d’appels important, voire incessant, pallier une absence de personnel ou assurer une astreinte téléphonique, cela de façon permanente ou ponctuelle.

Deuxième étape : une prise en charge professionnelle.
À chaque appel, vous devez être attentif et souriant.
N’oubliez pas que même si votre client ne vous voit pas, le langage non verbal lui parvient très bien à travers vos échanges.
Nous vous recommandons de laisser de côté ce que vous étiez en train de faire pour vous concentrer à 100% sur la demande de votre client.
Soignez autant le fond que la forme de vos réponses : pas de jargon technique, pas de paroles hautaines ou familières, pas de vulgarité…

Bon à savoir :
Nos Call Assistantes bilingues, spécialistes du monde professionnel et de l’entreprise, sont formées directement au sein de notre centre d’appel.

Troisième étape : un transfert d’appel dans les règles.
Si vous ne pouvez pas répondre à la demande de votre client, transférez cet appel à la bonne personne, en vous assurant en amont qu’elle est bien disponible.
Évitez les transferts sauvages effectués sans aucune explication, prenez le temps d’informer votre client sur la prochaine étape de son appel.

Bon à savoir :
Le service Call and Co va plus loin qu’une simple gestion d’accueil téléphonique.
Nos Call Assistantes sont en mesure, à partir des éléments que vous nous aurez transmis, de répondre aux demandes de vos clients et de transférer les appels aux services concernés.

Quatrième étape : une conclusion travaillée.
Vous venez de faire le plus gros du travail mais la conclusion de votre appel a aussi toute son importance.
Travaillez sur une phrase type qui sera obligatoire à la fin de chaque échange, par exemple : toute l’équipe se joint à moi pour vous souhaiter une agréable journée Mme Y.

Bon à savoir :
Une procédure appelée aussi script d’appel ainsi qu’une formation devront être mises en place si vous souhaitez conserver une qualité constante auprès de vos clients.
N’hésitez pas à effectuer quelques contrôles ponctuels afin de vous assurer que tout est opérationnel.

Vous l’aurez bien compris, pour améliorer la qualité d’un service client, il suffit d’être disponible pour décrocher son téléphone, de prendre le temps d’écouter son client pour bien l’orienter et surtout de lui apporter une réponse rapide et efficace.

Si vous ne disposez pas de ressources en interne pour gérer votre accueil téléphonique, il est préférable de déléguer cette partie de votre activité à une entreprise qualifiée.

300 entreprises, en 2017, ont fait confiance à notre équipe Call and Co pour gérer leur standard téléphonique, et vous ?

Call and Co, parce que cela n’a jamais été aussi simple de gagner du temps au travail.

Contactez-nous dès maintenant ou comparez nos offres en un clic !