L’importance de la réception d’appels

Dans une entreprise, la relation avec l’extérieur, qu’il s’agisse des fournisseurs, des clients, ou de différents services dont vous profitez, est essentielle. Elle vous permet à vous et au service que vous proposez d’exister, et de maintenir la totalité de votre activité. Mais pour qu’il y ait relation, il faut que la communication aille dans les deux sens, c’est-à-dire que vous receviez les messages venus de l’extérieur. C’est pourquoi il est important de pouvoir répondre aux appels à tout moment et de manière professionnelle.

La réception des appels, une mission professionnelle

La réception d’appels est donc essentielle pour une entreprise. Qu’il s’agisse d’une autre société qui cherche à se procurer vos services, ou bien à proposer les siens, tout est bon à prendre. Il peut aussi s’agir de clients qui appellent à propos d’un produit défectueux, ou bien qui veut adresser ses commentaires à leur sujet, ou encore d’un de vos éventuels fournisseurs qui vous informe de changements sur son offre ou d’un retard de livraison. Les possibilités sont nombreuses, et dans tous les cas, demandent une réactivité exemplaire au téléphone. C’est pourquoi faire appel à un service professionnel qui s’occupe de la réception d’appels pour votre entreprise est une bonne idée.

La réception d’appels n’est pas un service qu’il faut confier au premier employé qui a du temps libre. Elle demande de pouvoir se libérer à n’importe quel moment de la journée, d’avoir l’expérience des clients, d’être capable d’accueillir toujours avec le même professionnalisme les appels, et de supporter parfois des appels de plaintes.

Faire confiance à une agence externe pour recevoir vos appels

Maintenant que l’importance d’avoir un secrétaire pour son entreprise est prouvée, pourquoi engager un secrétaire externe plutôt qu’interne ? Il y a plusieurs raisons à cela.

D’abord le recrutement : pour engager un nouvel employé, vous devrez faire passer des entretiens à propos d’un métier dont vous n’avez qu’une connaissance approximative. Ensuite, vous devrez faire installer un espace de travail au sein de votre entreprise, où votre secrétaire pourra s’installer, et le brancher à la ligne téléphonique. Enfin, en cas d’absence, vous devrez trouver un remplaçant ou demander à vos employés de s’en occuper pendant ce temps d’absence.

Un service externe ne connaît pas ces problèmes. Vous n’aurez qu’à sélectionner une entreprise dont l’annonce vous semble sérieuse et le site internet vous inspire confiance. Ensuite, pas besoin d’installer de nouvel espace au sein de votre bureau, la réception d’appels et leur transfert si besoin peut se faire à distance. Vous profiterez du service de secrétaires professionnels qui connaissent leur métier sur le bout des doigts, qui ont une expérience du client, et qui pourront montrer une très bonne connaissance de votre entreprise grâce au dossier que nous vous demanderons de nous remettre. Enfin, et surtout, en cas d’absence, nous disposons de remplaçants prêts à reprendre la place pour toute la durée de l’absence, ce qui signifie que vous ne serez jamais à court de secrétaires.

La mission d’un secrétaire

Les tâches que peut accomplir un secrétaire sont nombreuses. Pour un secrétaire externe, il s’agit dans un premier temps de s’occuper de la réception des appels, et de leur transfert ou de la prise de messages efficaces. Il peut ensuite s’agir du maintien d’un ou de plusieurs emplois du temps, par exemple dans le cas d’un cabinet de praticiens, ou tout du moins d’un planning généraliste de rendez-vous, de réunions ou d’autres moments-clés pour l’entreprise.

Enfin, le secrétaire agit comme un filtre dans la réception d’appels, en gérant seuls les appels « peu importants » qui ne nécessitent pas l’intervention d’un employé de l’entreprise, et en transférant les appels importants vers les employés, le service ou même le directeur selon les situations.