Gestion des appels entrants

Dans l’activité d’une entreprise, la gestion des appels et de la communication est primordiale. Il s’agit autant de la communication vers l’extérieur, c’est-à-dire la publicité, les annonces et les communiqués, qui sont généralement gérés par le service de communication, que la communication vers l’intérieure. Cette dernière concerne plutôt les divers moyens qu’ont le public, les fournisseurs et toutes les autres entreprises extérieures de communiquer avec vous. Et pour pouvoir gérer tout ça, mieux vaut faire appel à un professionnel dans la réception des appels, comme une agence de secrétariat externe.

Un secrétaire pour la gestion des appels

Engager un professionnel de la réception des appels n’est pas superflu, surtout lorsqu’une entreprise commence à se faire connaître. Ce dernier peut s’occuper de réceptionner les appels, mais aussi de les transférer à l’employé ou le service concerné quand le besoin s’en
fait sentir, et de prendre un message pour les autres ou de noter un rendez-vous sur un agenda.

Pour se munir d’un secrétaire professionnel, il existe deux solutions : engager un nouvel employé dans ce but, ou bien engager les services d’une entreprise externe.

Dans les deux cas, votre secrétaire deviendra un filtre pour les appels à destination de votre entreprise. Il répondra au téléphone à chaque fois, en notant le but de l’appel, des informations de contact si nécessaires ou un éventuel message nécessaire, ou bien transmettra l’appel si nécessaire. Ce nouveau service vous permettra à vous et vos employés de vous concentrer sur vos différentes missions à accomplir sans être distrait par la sonnerie du téléphone.

La réception des appels : secrétaire interne ou externe ?

Pourquoi faire appel à un secrétaire externe plutôt qu’interne pour la réception de vos appels ?

Secrétaire interne
Utiliser un secrétaire interne signifie, dans un premier temps, devoir engager un nouvel employé pour un métier dont vous n’avez qu’une connaissance vague. Cela signifie ensuite, une fois les entretiens d’embauche terminés et le candidat retenu, engagé, de devoir créer
un espace de travail dédié à votre secrétaire. Bureau, ordinateur, et surtout, téléphone relié aux autres afin de pouvoir effectuer les transferts d’appels. L’avantage du secrétaire interne réside dans sa présence au sein de votre entreprise, qui implique une connaissance approfondie de sa structure et des différents services qui la compose. Enfin, en cas d’absence de votre secrétaire, vous devrez pendant une ou plusieurs journées supporter l’absence, ou bien trouver rapidement un remplaçant qui pourra s’occuper de tout.

Secrétaire externe
En comparaison, un secrétaire externe n’a pas à être engagé. Il vous suffit de signer un contrat avec une entreprise de télésecrétariat qui pourra alors attribuer à une personne la charge de la réception de vos appels. Comme un secrétaire interne, cette personne recevra tous vos appels entrants, puis les redirigera vers votre entreprise ou bien prendra un message ainsi que les informations de contact de chaque personne qui cherche à vous joindre afin que vous puissiez la recontacter plus tard. En cas d’absence imprévue, l’entreprise de télésecrétariat pourra remplacer votre secrétaire habituel par un remplaçant qu’ils gardent pour ce type de désagrément. Vous ne serez ainsi jamais pris au dépourvu et disposerez toujours de quelqu’un pour la gestion de vos appels.

Services supplémentaires

En plus de s’occuper de vos appels entrants, et donc de la réception des appels de votre entreprise en général, votre secrétaire pourra aussi tenir à jour pour vous un calendrier et un emploi du temps personnel, par exemple pour y notifier vos rendez-vous. Vous serez ainsi assisté et n’aurez plus peur d’oublier un moment important.

Pensez donc à utiliser un service de télésecrétariat pour s’occuper de la réception de vos appels !