secretariat

Entreprise, comment gérer votre secrétariat ?

Difficile de tout gérer au sein d’une entreprise, surtout quand cette dernière est de taille conséquente. Il est important de déléguer les tâches, sous peine de se retrouver à devoir faire l’état des stocks, les fiches de paie, à s’assurer que chacun des employés est assez productif, que les projets vont bon train, en plus de devoir faire votre propre travail, accueillir les rendez-vous, répondre au téléphone… il est impossible pour une seule personne de faire tout ça. C’est pourquoi il est important d’avoir un secrétariat, capable de faire le pont entre les différents employés ou départements de votre entreprise, mais également d’assurer un standard téléphonique, afin de diminuer votre charge de travail. Mais ce sera à vous de gérer ce secrétariat, nous vous expliquons comment.

Le standard téléphonique, une indépendance programmée

Votre secrétariat, ou télésecrétariat si vous décidez d’externaliser, parmi les tâches qu’il devra endosser, devra devenir le standard téléphonique de votre entreprise. Être le standardiste téléphonique d’une entreprise n’est pas une tâche simple à effectuer puisqu’il faut être capable d’être disponible en permanence pour prendre des appels de l’extérieur et savoir les rediriger à la bonne personne ou au bon service interne afin qu’il s’occupe de répondre aux questions les plus poussées. Pendant qu’il fait le standard téléphonique, votre secrétaire devra aussi s’occuper de tenir à jour votre propre agenda téléphonique. L’agenda téléphonique vous permettra à vous, le directeur ou le président de l’entreprise, de ne jamais rien oublier en termes de rendez-vous, ce qui pourrait être fâcheux pour votre chiffre d’affaires ou la réputation de votre entreprise.

Bien que le standardiste téléphonique soit donc laissé libre d’effectuer sa tâche comme il l’entend, il devra en réalité suivre un protocole interne propre à votre entreprise que vous ou l’un de vos collaborateurs aura fixé, dans lequel les redirections devront être précises afin de ne pas risquer de multiples redirections du client qui pourrait trouver à se plaindre de l’organisation de votre entreprise. Le standardiste téléphonique devrait donc disposer de toutes les informations nécessaires pour s’occuper au mieux de cette tâche. Une autre solution, à ce sujet, est de faire externaliser ce service.

Secrétariat externalisé

La solution de l’externalisation est choisie par beaucoup de grandes entreprises. À l’ère d’internet, du transfert instantané des fichiers et de la possibilité de contacter n’importe qui sur la planète comme s’il était dans la pièce à côté, il est possible et même très facile d’engager un secrétariat externe à notre entreprise, qui pourtant s’occupe tout aussi bien, voire mieux, des tâches qui leur sont confiées comme le standard téléphonique.

L’avantage d’un secrétariat externalisé est que vous n’aurez pas besoin de prendre la place dans votre entreprise pour accueillir ce secrétariat, tout en bénéficiant toujours de sa présence. De plus, vous disposerez de certains avantages dans l’utilisation d’un secrétariat externalisé :

  • Pas besoin de vous préoccuper de l’absence d’un secrétaire, puisque l’agence avec laquelle vous avez signé un contrat sera tenue de vous fournir un remplaçant tout aussi efficace, vous ne remarquerez même pas la différence.
  • L’engagement ne se fait pas dans la durée : si vous décidez finalement qu’il n’y a pas besoin pour votre entreprise d’un secrétariat, vous pouvez mettre fin au contrat plutôt que d’avoir à embaucher puis remercier un employé.
  • Il s’agit d’un avantage financier certain, puisqu’en comparaison avec un employé de votre entreprise, puisqu’il n’y a pas de charges salariales, pas de congés à payer ou de formation à financer, etc.

Grâce à toutes ces informations, vous devriez être en mesure de profiter au mieux du secrétariat de votre entreprise, qu’il soit interne ou externe.