Secrétaire Virtuelle

Secrétaire virtuelle – Permanence téléphonique – Call and Co

Votre service de secrétariat virtuel avec Call and Co

Dans tous les corps de métier, il est important de disposer d’un service de secrétariat quand l’entreprise commence à grandir. Même les plus petites entreprises, comme les PME ou les TPE, peuvent profiter des services d’un secrétaire professionnel afin de centraliser de nombreuses tâches administratives. Cela permet à chaque employé de mener à bien son travail sans avoir à répondre au téléphone ni s’occuper de la gestion de son emploi du temps.

Mais embaucher du personnel dans ce but représente un investissement de temps et d’argent. Si vos ressources sont limitées, alors vous pouvez profiter d’un standard téléphonique à distance. C’est le rôle que remplit un secrétaire virtuel, que nous vous présentons aujourd’hui.

Un secrétaire virtuel adapté à vos besoins

Un service de secrétariat virtuel peut remplir toutes les tâches d’une secrétaire et même plus encore.

Les avantages d’un service de secrétariat virtuel sont nombreux. Pour vos employés, cela signifie bénéficier d’un employé externe qui s’occupe de prendre tous les appels entrants, et assurer leur répartition : transférer l’appel au service concerné, les fournisseurs au département commercial, les clients mécontents au service après-vente, etc.

Pour les appels qui ne nécessitent pas l’intervention d’un employé interne à l’entreprise, le secrétaire virtuel peut s’occuper de noter le contact de la personne ainsi qu’une éventuelle date de rendez-vous avec un responsable de l’entreprise. Le secrétaire étant chargé de la gestion des emplois du temps, il disposera d’un fichier partagé afin de pouvoir le consulter et le modifier à deux.

Les autres avantages du secrétariat en ligne

Grâce au service de secrétariat en ligne, plus besoin de créer un espace dans votre entreprise dédié à un secrétaire. Tout se passe à distance : ils sont en mesure de prendre tous les appels entrants de votre entreprise et de s’occuper de la gestion des emplois du temps.

Pour exprimer l’utilité de ce service en d’autres termes, vous disposez tous les jours d’un assistant virtuel capable d’effectuer des appels sortants également. Organisez un team building quelconque, décidez du lieu et d’un jour, voire d’une heure, et le secrétaire virtuel à votre service s’occupera d’appeler et de réserver à l’heure souhaitée. Il vous tiendra aussi au courant en temps réel si jamais un empêchement survenait.

Enfin, profiter d’un secrétaire virtuel permet de ne jamais se laisser surprendre par une absence imprévue : si la maladie empêche le secrétaire d’être à son poste à l’heure, l’entreprise de télésecrétariat vous fournira immédiatement un remplaçant qui pourra s’acquitter de ses tâches en son absence.

Les secrétaires virtuels au service de votre entreprise

L’accueil téléphonique est la première image que vous donnez à vos clients, à vos prospects ainsi qu’à toutes les personnes externes à votre entreprise. Les secrétaires virtuels le savent bien, et c’est pourquoi ils s’attachent à renvoyer une image aussi dynamique et efficace que possible. Ils sauront tout ce qu’il y a à savoir sur votre entreprise, et seront ainsi à même de représenter et de valoriser l’image de votre société. Puisque certaines entreprises sont tournées vers le multinational, la plupart des télésecrétaires sont capables de s’adresser à vos clients étrangers dans leur langue natale. Ceux-ci se sentiront mieux accueillis, et en attribueront le mérite à votre société.

Confier votre service de secrétariat à une entreprise externe, c’est s’assurer les services d’un secrétaire virtuel qui connaît son travail et le vôtre sur le bout des doigts et capable de prendre en charge tous les aspects du secrétariat de votre entreprise sans y prendre de place.