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Pourquoi opter pour une permanence téléphonique ?

Plus une entreprise grossit, et plus elle est demandée par ses clients. C’est une constante qui ne change pas, puisque plus une entreprise gagne en importance, plus ses clients sont nombreux, plus elle peut s’étendre, et donc plus les appels affluent, qu’il s’agisse de plaintes concernant vos services et produits, de questions que se posent les clients à propos de votre entreprise, ou bien de propositions de partenariats, de prise de rendez-vous, de propositions d’interviews, et ainsi de suite. Mais donc plus votre entreprise, et plus votre téléphone risque d’être sollicité, et vous n’aurez pas forcément le temps d’y répondre à chaque fois, c’est pourquoi engager du personnel chargé de s’occuper du téléphone n’est pas une mauvaise idée. Développons le raisonnement.

La permanence téléphonique, un travail de professionnel

Bien sûr, il ne s’agit pas de donner ce travail à n’importe lequel de vos employés, ces derniers ont déjà leur propre charge de travail et ne seront pas disponibles pour s’occuper d’une permanence téléphonique. Car à n’importe quelle heure, ce dernier peut sonner, y compris lors des réunions, ou bien en l’absence de l’employé en question. C’est pourquoi employer dans votre entreprise des professionnels de la permanence téléphonique, ou bien un service externe de télésecrétariat, est une bonne idée pour vous.

Assurer une permanence téléphonique n’est pas aussi simple que vous pourriez le croire. Il faut être capable de rester toute une journée à répondre au téléphone, tout en étant capable de répondre assez rapidement, toujours avec le même ton agréable, afin de libérer un téléphone dans l’optique des appels qui vont s’enchaîner. Il faut de plus être capable d’indiquer et de rediriger avec précision chaque appel vers la personne adéquate dans l’entreprise afin que les souhaits ou les questions rencontrent une bonne réponse. Cette tâche peut être effectuée en télésecrétariat, sans prendre donc de place dans votre entreprise, et sans perdre en efficacité.

Ces secrétaires professionnels ont de plus l’expérience du client, et savent comment réagir quelle que soit l’humeur de celui qui appelle en gardant un calme et un professionnalisme qui n’est pas donné à tout le monde. Enfin, il est possible dans le cas d’une nocturne dans votre entreprise, pour un cocktail par exemple, de réaliser une astreinte téléphonique : il s’agit de demander au secrétaire de travailler en heure supplémentaire, qui pourront faire l’objet d’une contrepartie financière ou en repos. Attention, l’astreinte téléphonique est cependant souvent règlementée par les règles de l’entreprise ou du service externe de télésecrétariat, vérifiez bien les informations et les conditions avant de prendre une décision.

De bonnes raisons d’opter pour la permanence téléphonique

La permanence téléphonique est donc utile aux entreprises qui prennent de l’ampleur, ou qui organisent des évènements et qui ont besoin que leur service téléphonique reste actif pendant ce temps.

Mais la première raison pour laquelle vous devriez opter pour la permanence téléphonique, c’est bien le gain de temps pour vous. Plus besoin de répondre aux demandes de tous les clients, et à savoir sur quoi travaille chaque département ou chacun de vos collaborateurs au sein de votre entreprise. Désormais, vous pouvez vous passer de tous ces contretemps pour vous occuper uniquement de votre travail, tandis que d’autres s’occupent de répondre aux questions des clients, en venant s’enquérir de votre avis uniquement quand même les personnes responsables ne peuvent répondre.

Rappelez-vous : nous sommes à l’ère d’internet, et les distances géographiques ! Ainsi, même un client qui appelle le numéro de votre entreprise peut appeler un centre situé à des kilomètres de votre entreprise, puis être redirigé vers un autre employé qui travaille depuis chez lui et qui pourra répondre aux questions : le service de permanence téléphonique, à l’inverse de la visite en personne, efface les limites géographiques !